Todo lo que usted necesita saber sobre la factura electrónica

1. ¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica es un documento comercial con efectos tributarios, generado, expresado y transmitido en formato electrónico. 

2. ¿Tiene igual validez que la factura en papel?

Sí, mediante la resolución DGT- 02-09 de la Dirección General de Tributación Directa del Ministerio de Hacienda (https://www.haciendadigital.go.cr), que entró en vigencia a partir del 5 de febrero del 2009, se da la autorización para la utilización de la Factura Electrónica, Notas de Débito y Crédito Electrónico, como comprobantes para el respaldo de ingresos, costos y gastos, siempre y cuando cumplan con los requisitos y características que se detallan en esta resolución.

3.¿Cuáles son los beneficios?

 I. Mayor productividad por la mejora en la operación administrativa

 • Emisión más eficiente de facturas, notas de crédito y débito

• Mejor rastreo de la información facturada

• Agilidad en las auditorías fiscales, internas o externas

• Mejora en el servicio al cliente

• Reducción de tiempos de manipulación de papel y de labores de archivo.

• Reducción de mensajería de documentos

 II. Seguridad y eficiencia en su intercambio electrónico

• Reducción de errores por digitación o legibilidad

• Recepción prácticamente inmediata por parte del receptor

• Mecanismos para asegurar legitimidad del documento y de su origen

 III. Mejora de procesos

• Mejor gestión en facturación

• Mejor gestión en cobro

 IV. Reducción de costos administrativos

• Se elimina el costo de facturas impresas

• Ahorros en espacio físico (costo de almacenaje)

• Edición y revisión eficiente

• Agilidad en el proceso de trámite y gestión de cobro

• Ahorro de costos de mensajería (combustibles, mensajero, etc.)

 V. Impacto ambiental

• Se elimina el uso de papel

• Se elimina el uso de papel carbón y/o papel químico

• Ahorro de combustible y menor contaminación ambiental  

4. ¿Qué información debe contener la factura electrónica?

La factura electrónica debe contener la misma información que ya se estipulaba por tributación (la última resolución sobre el tema es la  DGT-11-97)

5. ¿Cómo se implementa la factura electrónica?

 Contactar a GS1 Costa Rica y Softland CR, para el análisis, diagnóstico y recomendaciones de la implementación en su empresa.

6. ¿Cómo funciona el ciclo de operación de la factura electrónica?

Fuente: GS1 de Costa Rica. Documento: Factura Electrónica. Guía de Implementación. Para mayor información sobre:http: //www.gs1cr.org/productosysoluciones/facturaelectronica.html

7. Algunos Mitos sobre la Factura Electrónica

Es más barata la factura física

• Según GS1 es 3 veces más barato emitir una factura electrónica que una física.

• Según Gartner las empresas que incluyen Factura Electrónica reducen entre 2 a 3 veces sus costos operativos de gestión de cobro

La factura física es más segura

• Los riesgos del almacenamiento electrónico son los mismos o menores que el almacenamiento físico.

• Hay contingencias en el almacenamiento físico que no existen en el electrónico.

Al registrarse como emisor electrónico está más expuesto a controles tributarios

• La resolución no habilita a Tributación a variar sus criterios de selección de contribuyentes a los cuales auditar.

• Dado el caso de una auditoría facilita y da transparencia al proceso.

GS1 de Costa Rica                                   Softland Costa Rica

Teléfono: (506) 2224-3255                                     Teléfono: (506) 2509-3800

Fax: (506) 2224-4722                                               Fax: (506) 2239-6161

Informacion@gs1cr.org                                           informes@softland.cr

www.gs1cr.org                                                          www.softland.cr